Tối ưu quy trình các bước chuyển đổi số mới nhất 2022

Nắm vững quy trình chuyển đổi số sẽ giúp các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng công nghệ 4.0. Hãy cùng Viettel Money tìm hiểu chi tiết các bước dưới đây nhé!

Chuyển đổi số hiện đang và sẽ tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, giáo dục, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công được bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một trong những bước chuyển mình của việc ứng dụng công nghệ 4.0 vào các lĩnh vực trong cuộc sống.

Việc thực hiện đúng quy trình các bước chuyển đổi số sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu hiệu quả công việc, nâng cao hiệu suất của nhân viên từ đó đưa doanh nghiệp phát triển bền vững và bắt kịp những xu hướng mới trong tương lai.

Để hiểu rõ về chuyển đổi số và cách tối ưu chúng, bài viết dưới đây sẽ cho bạn biết chi tiết về các bước để tạo ra chuyển đổi số một cách hiệu quả nhất

Nắm rõ bản chất của chuyển đổi số

Thuật ngữ “chuyển đổi kỹ thuật số”, có nguồn gốc từ thời đại internet phát triển mạnh mẽ và đã trở nên phổ biến gần đây, đề cập đến việc tích hợp công nghệ vào tất cả các khía cạnh của kinh doanh.

Chuyển đổi kỹ thuật số đề cập đến quá trình sử dụng công nghệ để phát triển hoặc cải thiện các quy trình hiện tại của công ty, văn hóa và trải nghiệm của khách hàng. Nó không chỉ đơn thuần là số hóa các doanh nghiệp và sử dụng công nghệ trong đó.

Tầm quan trọng trong quá trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số, xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số và số hóa là ba bước của quá trình tiến hóa số. Các tổ chức, cơ quan cần phải thực hiện nghiêm túc việc số hóa dữ liệu và xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số cho sự thành công của chuyển đổi số.

Chuyển đổi tương tự sang kỹ thuật số được gọi là số hóa dữ liệu và nó có thể được thực hiện thủ công (sử dụng đầu vào của con người) hoặc tự động (sử dụng công nghệ máy móc) qua đó hình thành quy trình sản xuất mới dựa trên kết quả của quá trình xử lý dữ liệu mà số hóa cung cấp.

Hiện nay, mô hình kinh doanh làm việc cũ đang dần bị thay thế bởi phương thức chuyển đổi số. Quá trình chuyển đổi toàn diện mọi lĩnh vực, bao gồm quy trình sản xuất, lực lượng lao động, cơ sở hạ tầng, tương tác giữa các cá nhân, văn hóa doanh nghiệp… bằng công nghệ số qua đó cải thiện hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp một cách đáng kể

Mô hình chuyển đổi số được xây dựng dựa trên những mô hình nền tảng đã có từ trước. Mô hình này đòi hỏi sự ứng biến linh hoạt theo thời gian và địa điểm. Các doanh nghiệp khi sử dụng mô hình này cần phải làm theo từng bước một chứ không thể phát triển một cách toàn diện ngay lập tức do nền tảng hiện tại không đủ để đáp ứng.

Hiểu rõ chuyển đổi số để thành công

Nắm bắt được chuyển đổi số ở Việt Nam sẽ giúp các doanh nhân có thể phát triển sản phẩm dịch vụ ra nhiều đối tượng người dùng

Nền tảng về chuyển đổi số vững chắc để thực hiện hiệu quả chiến lược chuyển đổi số được cung cấp bởi văn hóa số.
Kết nối với khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ: Khách hàng là nhân tố quyết định đến sự phát triển của công ty bạn.
Tối ưu hóa quy trình, cải tiến quy trình để thúc đẩy sản lượng và mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh trong điều kiện kinh tế không ổn định. Các doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả hơn, đi đúng hướng và phát triển các giá trị trải nghiệm khách hàng tốt với sự hỗ trợ của môi trường văn hóa mạnh mẽ.
Sử dụng công nghệ với sự quyết đoán bởi xu thế của công nghệ luôn thay đổi. Những thứ cũ kỹ, vận hành chậm chạp sẽ được thay thế bằng những thứ mới. Các doanh nghiệp cần phải nhanh nhẹn, biết tận dụng lợi thế những công nghệ hiện tại để phát huy hết tiềm năng có hạn của chúng.
Để sử dụng dữ liệu nghiên cứu và đưa ra quyết định tốt nhất cho tổ chức, các doanh nghiệp cần hiểu cách xử lý và phân tích dữ liệu: Các doanh nghiệp sẽ cần một nhà phân tích dữ liệu lớn giúp họ biến những con số khó hiểu thành tài sản biết nói sẽ hỗ trợ việc tạo ra quyết định bằng cách biến dữ liệu thành tài sản cho công ty.

Các bước cần chuẩn bị để chuyển đổi số

Hiện tại quy trình chuyển đổi số gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định ý nghĩa của việc chuyển đổi số

Điều quan trọng là các công ty phải hiểu được bức tranh toàn cảnh trong quá trình chuyển đổi số và xác định lý do tại sao họ cần chuyển đổi số. Mọi doanh nghiệp trước tiên phải xác định ý nghĩa trước khi hành động, bất kể sự khác biệt về xuất phát điểm, mục tiêu hoặc ngành nghề. Doanh nghiệp phải đặt ra các mục tiêu phù hợp với nguồn lực và khả năng của mình.

Để xác định được những vấn đề trên doanh nghiệp cần phải đặt ra và trả lời những câu hỏi sau:

Chuyển đổi số là gì? Làm thế nào để chuyển đổi số hiệu quả? Nên ưu tiên tập trung vào nguồn lực là con người hay máy móc công nghệ?
Có cần phải bám sát hơn từng nhu cầu của khách hàng không? Sự đổi mới hiện tại có đang bị tụt hậu so với đối thủ không?

Bước 2: Phân tích hiện trạng và xác định mong muốn hiện tại

Đây là phần vô cùng quan trọng trong các bước giúp ta hiểu rõ hơn những gì mình có và những gì có thể làm hiện tại.

Bước đầu tiên trong giai đoạn này là phải phân tích tình hình và tác động môi trường bên ngoài. Đây là một trong những bước cơ bản trong hầu hết các lĩnh vực, doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố như con người, xu hướng, rào cản, đối thủ…

Sau khi xác định các ngoại tác, doanh nghiệp tiếp tục phân tích tới tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm:

Tình hình bên trong công ty cập nhật những thay đổi bên ngoài có tốt không?
Các khâu tổ chức trong công ty cái nào tốt cái nào chưa tốt? Khâu chưa tốt nào có thể cải thiện, khâu nào nên bỏ?
Các đội ngũ, chuyên gia phân tích số của công ty có thỏa mãn được nhu cầu hiện tại hay không?
Cách vận hành, tận dụng công nghệ số hiện tại đã tối ưu chưa? Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên cần tìm hiểu các công nghệ số mới có tiềm năng.
Phân tích xem mô hình kinh doanh trong công ty đã hoàn thiện chưa

Cuối cùng nguồn lực trong công ty là thành phần vô cùng quan trọng góp phần trong việc gia tăng chuyển đổi số của công ty, mỗi nhân công trong công ty cần phải xem xét kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao hiệu suất, tiến trình đóng góp của mỗi cá nhân qua đó có những điều chỉnh hay khen phạt hợp lý giúp thúc đẩy năng suất làm việc trong công ty.

Bước 3: Lên chiến lược cho việc chuyển đổi số

Ngay khi đã hoàn thành việc phân tích và hiểu rõ tình hình bên trong và ngoài công ty, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch cho việc chuyển đổi số. Ở bước này việc xác định tổng quát những gì cần làm là vô cùng cần thiết giúp ta có một cái nhìn rõ ràng và biết rõ những gì cần thu được sau kế hoạch này. Để chắc chắn chiến lược diễn ra đúng hướng, các cơ quan, tổ chức cần phải hiểu:

Ngành kinh doanh của công ty là gì?

Vai trò, đóng góp của công ty sẽ là gì trong tương lai

Làm thế nào để cân bằng giữa sự ổn định của hiện tại và sự thay đổi của thời đại

Bên cạnh những vấn đề cần phải xác định trên, doanh nghiệp cũng cần phải liên tục theo dõi những diễn biến hiện tại để giữ được sự ổn định.

Bước 4. Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã lên được một chiến lược tổng thể để tuân theo, các doanh nghiệp cần phải triển khai như thế nào?

Xác định hướng đi của các sáng kiến kỹ thuật số: Các quyết định phải phù hợp với tình hình của doanh nghiệp vào thời điểm đó. Mỗi sáng kiến nên tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu riêng biệt.

Tạo danh sách các sáng kiến kỹ thuật số hàng đầu: Xác định lượng ngân sách và tập hợp tài nguyên riêng cho mỗi sáng kiến nhận được. Ưu tiên thực hiện các sáng kiến dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu. Phân tích chi phí / lợi ích của việc thực hiện sáng kiến vì nguồn lực có hạn.

Phát triển các chỉ số & KPI cho sáng kiến: Việc thiết lập các tiêu chí đo lường và KPI cho mỗi sáng kiến là cần thiết để theo dõi sự phát triển của nó. Mỗi KPI phải được ghi chép kỹ lưỡng

Xây dựng kế hoạch dự án: Mọi liên doanh kỹ thuật số sẽ yêu cầu một kế hoạch dự án ngắn gọn trong đó nêu rõ mục tiêu, phạm vi, những người tham gia chính, tình trạng, rủi ro và các yếu tố khác. Để đảm bảo một dự án diễn ra theo đúng kế hoạch, việc có bộ kỹ năng quản lý dự án phù hợp là rất quan trọng.

Cuối cùng là cần phải đảm bảo mức độ thành công của từng bước

Bước 5: Xây dựng nền tảng và thiết lập nguồn lực

Mọi quá trình thực hiện chiến lược đều cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể linh hoạt trong mọi tình huống

Bạn phải ưu tiên đầu tư vào nền tảng dữ liệu và công nghệ tiên tiến. Chúng được phân thành hai loại cơ bản:

Nắm bắt nền tảng làm việc nội bộ giúp quản lý thời gian, thúc đẩy sản lượng của nhân viên và giảm chi phí thuê nhân viên mới.
Nền tảng hợp tác với người tiêu dùng và đối tác để hỗ trợ thu thập thông tin khách hàng tốt hơn và đáp ứng hiệu quả hơn các yêu cầu và mong muốn của khách hàng

Bạn cần phải chú trọng tới đội ngũ nhân lực của công ty, thiết lập các kế hoạch cụ thể để gia tăng năng suất. Quy trình thiết lập nhân sự bao gồm:

Nguồn lực là nhân viên hiện tại đang làm việc: Thực hiện các buổi đào tạo kỹ lưỡng, hướng dẫn nhân viên cách ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn, tăng cường tư duy qua các hoạt động.
Nguồn lực tới từ việc thuê hoặc tuyển nhân sự mới: Trong thời đại số hóa, các doanh nghiệp cần chú trọng vào việc tuyển chọn người mới, tuyển chọn những người thực sự có năng lực. Điều này sẽ giúp giảm bớt thời gian đào tạo cũng như là có cơ hội học hỏi được những kinh nghiệm mà bên trong doanh nghiệp sẽ không có.

Bước 6: Thực hiện chuyển đổi số

Sau khi lập ra kế hoạch tổng quát và chi tiết, các doanh nghiệp có thể tiến đến giai đoạn chuyển đổi số. Để tiến hành chuyển đổi, các doanh nghiệp cần phải thông qua lần lượt 3 giai đoạn sau:

Số hóa thông tin: là hình thức chuyển đổi thông tin từ giấy tờ, văn bản cầm tay lên văn bản điện tử như word, excel. Doanh nghiệp cần phải tập trung và phân loại dữ liệu để có thể số hóa chúng một cách hiệu quả.
Số hóa quy trình: là hình thức số hóa các quy trình giúp giảm chi phí vận hành và tiết kiệm thời gian
Chuyển đổi số: là hình thức dùng công nghệ để số hóa chiến lược kinh doanh. Để hiểu thêm về nó bạn có thể tìm hiểu về ngày Chuyển đổi số quốc gia 10/10

Trong quá trình triển khai, bạn hãy kiểm tra lại từng quy trình một để đảm bảo không xảy ra sai sót.

Xem thêm: Xu hướng chuyển đổi số

Những nguyên do thất bại trong quy trình chuyển đổi số

Dưới đây là một số nguyên do mà bạn cần tránh phải nếu không muốn thất bại trong quá trình chuyển đổi:

Các doanh nghiệp không thực sự dành nhiều vốn nhân lực cho quá trình chuyển đổi. Hãy nhớ rằng phần mềm chỉ là một công cụ và không giúp doanh nghiệp chuyển đổi hoàn toàn; bạn vẫn cần đưa ra hướng đi phù hợp và sử dụng dữ liệu của chương trình một cách linh hoạt để đưa ra các quyết định kinh doanh, sự nghiệp của mình.

Một trong những lý do dẫn đến thất bại là khi các nhà lãnh đạo nhượng bộ công nhân của họ. Sự thay đổi có thể khiến người lao động tức giận, nhưng việc áp dụng chuyển đổi kỹ thuật số để khắc phục hoặc lựa chọn mối quan hệ của bạn với nhân viên sẽ quyết định liệu quá trình chuyển đổi kỹ thuật số này thành công hay không thành công.

Trên đây là những kiến thức về các bước chuyển đổi số trong các lĩnh vực về kinh doanh và công nghệ. Hy vọng bài viết trên cung cấp đầy đủ thông tin bổ ích cho bạn.