Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và những điều bạn chưa biết
Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của CP quy định về hóa đơn và chứng từ.
Tính từ trước đến nay thì đây là văn bản quy phạm pháp luật mới nhất quy định về hóa đơn điện tử.
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử khác gì với các quy định cũ?
Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 có một sự thay đổi lớn đem lại nhiều lợi ích hơn cho các cá nhân và doanh nghiệp như là về dữ liệu hoá đơn điện tử, cách thức phát hành hoá đơn, thay đổi mẫu hoá đơn,…
| STT | Nội dung | Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC | Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| 1 | Dữ liệu HĐĐT | Không đồng bộ lên Cơ quan thuế | Đồng bộ lên Cơ quan Thuế ngay trong ngày xuất và gửi hóa đơn cho người mua. |
| 2 | Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn | Phải làm thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu và dải số hóa đơn đăng ký | Chỉ cần Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (Đơn đăng ký ký số gửi điện tử)Ký hiệu và mẫu số tự động tham chiếu theo quy định. Số hóa đơn bắt đầu từ 1 cho đến 99.999.999 trong năm. Sang năm bắt đầu lại từ 1. |
| 3 | Mẫu hóa đơn | Bắt buộc đăng ký mẫu hóa đơn khi đăng ký thông báo phát hành | Không bắt buộc. Mẫu hóa đơn do các đơn vị khởi tạo và chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử. |
| 4 | Sửa thông tin trên mẫu hóa đơn | – Với thông tin bắt buộc (tên, địa chỉ):+ Nộp TB04+ Trường hợp đổi CQT quản lý: thì nộp thêm BC26 cho CQT chuyển đi; Bảng kê HĐ chưa sử dụng cho CQT chuyển đến- Với thông tin không bắt buộc:+ Nộp mẫu mới đính kèm vào Thông báo phát hành đã nộp cho CQT trước đó | – Với Tên, địa chỉ:+ Nộp tờ khai thay đổi thông tin đăng ký cho CQT (Tờ khai ký số gửi điện tử)- Với các thông tin khác:+ Có thể tự thay đổi ở mẫu và không cần làm thủ tục gì với CQT |
| 5 | Chữ ký số dùng để ký hóa đơn | Không phải thông báo với Cơ quan Thuế sẽ ký bằng CKS nào | – Phải đăng ký với CQT ký bằng CKS nào (Khai báo tại tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử)- Khi gia hạn, thay đổi CKS phải thông báo với CQT (Khai báo tại tờ khai thay đổi thông tin đăng ký) |
| 6 | Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy | Có quy định | Không quy định |
| 7 | Xử lý hóa đơn đã xuất có sai sót | 1. HĐ chưa kê khai thuế, chưa gửi người mua- Hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới2. HĐ chưa kê khai thuế, đã gửi người mua- Lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc thu hồi hóa đơn sai- Hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn thay thế3. HĐ đã kê khai thuế, chỉ sai tên, địa chỉ người mua:- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn4. HĐ đã kê khai thuế, sai các thông tin khác tên, địa chỉ người mua- Lập biên bản điều chỉnh- Lập hóa đơn điều chỉnh | Không căn cứ vào kê khai thuế hay chưa, Ngườ sử dụng có thể lựa chọn thực hiện thay thế hay điều chỉnh hóa đơn. Cụ thể như sau:1. Hóa đơn chưa gửi cho người mua:- Hủy hóa đơn sai sót- Gửi thông báo hóa đơn sai sót lên CQT- Lập hóa đơn mới2. Hóa đơn đã gửi người mua, chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua:- Gửi thông báo hóa đơn sai sót lên CQT- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.3. Hóa đơn đã gửi người mua, sai các thông tin khác tên hoặc địa chỉ người mua:- Có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức xử lý sau:+ Lập hóa đơn thay thế. Hoặc:+ Lập hóa đơn điều chỉnh=> Lưu ý: Trường hợp HĐ đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện HĐ tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.- Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho CQT- Lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (Nếu 2 bên có thỏa thuận lập biên bản) |
| 8 | CQT rà soát dữ liệu hóa đơn và yêu cầu giải trình nếu phát hiện nghi vấn sai sót | Chưa quy định | Có quy định.Khi nhận được thông báo của CQT, đơn vị phải gửi thông báo hóa đơn sai sót cho CQT |
| 9 | Báo cáo BC26 | Có, bắt buộc hàng tháng | Không còn |
Quy định mới
Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số nội dung:
- Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử; mẫu hiển thị các loại hóa đơn điện tử;
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử;
- Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác;
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Tiêu chí lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.
Quy định về hoá đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022.
Mục đích
Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Lợi ích của hoá đơn điện tử theo Thông tư 78
Việc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ. Sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua. Bên cạnh đó, với việc hệ thống của cơ quan thuế ngừng ngay không cho doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích được xuất hóa đơn sẽ hạn chế việc người mua sử dụng phải hóa đơn của các doanh nghiệp này.
Những điểm đáng chú ý về hoá đơn điện tử theo Thông tư 78
Sau đây là những nội dung quan trọng tại Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, cụ thể:
- Được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
- Giải thích ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử.
- Ký hiệu hóa đơn điện tử.
- Quy định riêng thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng.
- Quy định xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót.
- Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền.
- Nhiều văn bản về hoá đơn, chứng từ sẽ hết hiệu lực từ 01/7/2022
Mã số và ký hiệu của hoá đơn điện tử theo Thông tư 78
Giải thích ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử
1. Ký hiệu mã số hoá đơn điện tử
Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
2. Ký hiệu hoá đơn điện tử
Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử,
Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
Cùng các doanh nghiệp triển khai ứng dụng công nghệ chuyển đổi hóa đơn giấy sang điện tử mang tính lịch sử này, bằng dịch vụ và sự tiên phong của mình, Viettel đã chính thức trở thành đối tác chiến lược lâu dài với Cục thuế các tỉnh, thành phố và các Chi cục thuế khu vực – “người đồng hành” không thể thiếu của các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh trên địa bàn.
Đó cũng là niềm vinh dự, tự hào của Viettel khi được các đơn vị Thuế và doanh nghiệp, hộ kinh doanh tin tưởng lựa chọn. Với sự vào cuộc đầy trách nhiệm và khẩn trương của ngành thuế và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như Viettel, tin tưởng rằng việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 của Bộ Tài chính sẽ đúng lộ trình và đảm bảo chất lượng.
